La facturación electrónica y sus beneficios
Por Elizabeth García (Contadora y directora de NOVACONTA)
La factura electrónica es un justificante de pago con la misma validez legal que tenía la factura preimpresa en años anteriores, sólo que emitida a través de medios electrónicos. Todos los trabajadores independientes y empresas tienen que emitir sus facturas a través de un programa de facturación cuando cobren sus productos o servicios a otros negocios.
Si eres trabajador independiente y te estás planteando empezar a utilizar facturas electrónicas en tu actividad, pero desconoces todavía cuáles son las ventajas y obligaciones de este método de facturación, sigue leyendo…
¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante empezar a utilizarla?
La factura electrónica es un documento electrónico que sirve como justificante de una operación comercial y que, a efectos legales, tiene la misma validez que tenía una factura preimpresa, anteriormente.
Estas facturas se emiten a través de programas de facturación como FACTURELO Y FACEL by NOVACONTA y permiten tener un justificante digital de que se ha producido una compra-venta para poder pagar o cobrar por ella, o de que se ha realizado un gasto, para tener derecho a deducir el impuesto en IVA y usarlo como gasto deducible en renta a final de año fiscal.
Los softwares de facturación permiten incluir todos los datos obligatorios de una factura de manera automática y en cuestión de segundos. Por ejemplo, la numeración, fecha de emisión, datos de identificación del emisor y del receptor, o base imponible e impuestos a aplicar. Además, también incluye otros elementos propios de la factura electrónica, como puede ser la autenticación a través de una firma electrónica.
Alguno Beneficios Generales son:
- Ahorro de tiempo y esfuerzo.
- Minimiza errores humanos.
- Más facilidad para presentar impuestos y registrar la contabilidad.
- Visualiza tus impuestos en tiempo real.
- Reducción de los tiempos de envío y cobro.
- Evitar extravíos y posibles sanciones de Hacienda.
- Evitar sanciones tributarias (la multa por no facturar electrónicamente a quien esta obligado a hacerlo, es superior a 800 mil colones)
- Los únicos excluidos de esta obligación son los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado, municipalidades, operaciones bancarias; básicamente.
BENIFICIOS DE FACEL O FACTURELO CON RESPECTO AL SISTEMA GRATUITO DE HACIENDA.
- Muchísimo más fácil de usar
- No tiene que firmar cada factura que realice (esto se configura una sola vez en el sistema (Todo esto, lo hacemos por usted)
- Si va a anular una factura con una nota de crédito, no tiene que volver a incluir todos los datos de la factura indicada. Únicamente la consulta y le agrega la razón de la anulación, le da registrar y listo.
- En caso de caída del sistema de Hacienda, su negocio no se paralizara por no facturación. El sistema sigue operando con normalidad.
- Las compras se pueden subir al sistema masivamente o por medio de reenvío a recepciónelectronica@facelcr.com y suben solitas al sistema.
- Los registros contables se pueden cargar en línea a contador express, teniendo los datos acumulados en muy corto tiempo.
- Para efectos de declaraciones de impuestos únicamente descarga los reportes de ventas y compras y se los envía a su contador, o le suministra el acceso para que el mismo lo haga y usted no tiene que preocuparse por eso.
Si desea dejar de complicarse con el sistema básico de Hacienda u otro sistema de facturación que no le facilita los procesos operativos para que usted se dedique a hacer crecer su negocio; con gusto le ayudamos a gestionar FACEL O FACTURELO.